Vi er alle optaget af måder, hvorpå vi kan gøre vores arbejde mere effektivt og økonomisk. Det handler ikke kun om at skære ned på omkostninger, men også om at finde en måde, hvorpå du kan administrere dit arbejde på en rationel måde.
At administrere dit arbejde rationelt betyder at planlægge, organisere og overvåge forkert. Dette giver dig mulighed for at optimere produktiviteten og undgå spild af tid. Først og fremmest skal du lave en habil plan for dit projekt efterfulgt af en tidslinje for indfrielse af de forskellige trin i projektet. Dette kan ske ved brug af værktøjer som Gantt-diagrammer; det betyder, at du straks kan holde øje med deadlines og anden vigtig datoer.
Ved ordentlig planlægning kan du også spare penge. For eksempel, hvis du har brug for bestemte materialer til din virksomhed, skal du undersøge markedet og finde den bedste pris muligt. Fokuser på det eksterne miljø, da dette kan give dig et bredere billede af prispolitikker. Du skal også overveje impacts of service and quality of the products you’re purchasing, as these may have a short-term and long-term effect on your business.
Et andet vigtigt element ved at administrere dit arbejde rationelt er at holde dine processer opdaterede og strømlinede. Sporer alle misser og sikrer, at tidligere efterlades ikke færdiggøres opgaver. Undersøg om der er muligheder for automatisering eller modernisering af manuelle processer – dette vil spare både tid og penge. Automatiserede processer kan komme godt med i forbindelse med rapportering til chefen samt vurdering af effektiviteten af personale involvering i et specifikt projekt.
Mange af os lever i en travl hverdag, hvor det er svært nok at få tid til alle de projekter, der skal gøres. For at forhindre stress og overføringer, er det vigtigt at have et godt system for opgavestyring. Hvordan kan du gøre dette bedst?
Først og fremmest er det vigtigt at holde styr på prioriteterne. Bestem hvilke opgaver der skal gøres først og hvilke der kan vente, og sæt realistiske mål og deadlines baseret på disse prioriteter. Dette vil hjælpe dig med at holde fokus og beskytte dig mod unødige omveje eller sponsordrusmuligheder.
Når du administrerer dit arbejde, er det også vigtigt at bruge din tid økonomisk. Benyt dig af værktøjer som tidsstyring for at se, hvor meget tid du bruger på bestemte opgaver. Dette vil give dig mulighed for at identificere tidspunkter i løbet af dagen, hvor du har mulighed for at komme videre med dine projekter, endog tage pauser mere struktureret.
Endelig skal du udarbejde en plan både dagligt og ugentligt. Faste to-dos og planlagte events bør optages i din kalender for at øge produktiviteten. De fleste virksomheder har nu intelligente planlægningsværktøjer såsom Microsoft Planner eller Monday, som giver deres medarbejdere mulighed for at samarbejde om projekter lettere, arrangere eventer mere effektivt og dele filer let, blot for at nævne nogle få. Disse typer værktøjer har en række funktioner, der kan lette opgaveløsningen og organisationen markant.
For at administrere dit arbejde rationelt og økonomisk kræver det tålmodighed og konsekvens. Det hele handler om effektive rutiner og strukturer, som du kan adlyde hver dag – jo mere du følger dem, desto bedre resultater vil du opnå over tid!